慣れた作業を残しながら、予約から請求までを整える。

予約・売上・請求を、それぞれ手入力していた

体験や見学の予約は、旅行会社と何度かメールでやり取りし、内容が決まったら1件ずつカレンダーアプリへ手入力していました。

売上はご主人がExcelで管理していましたが、十分に整理しきれない部分もありました。請求書は奥さまが担当し、カレンダーを確認しながら、Wordに1件ずつ入力して保存。同じ予約の情報を、別々の場所で扱う作業が続いていました。

PCもそれぞれ別のものを使い、ファイルは各自のデスクトップで管理。問い合わせにも別々のメールアカウントで対応していたため、予約に関する情報や対応の状況が分かれていました。

きっかけは、「スプレッドシートを使ってみたい」

最初から大きなシステムを導入する話だったわけではありません。ご本人たちの「スプレッドシートを使ってみたい」という相談が出発点でした。

Google Workspaceの利用も検討されていたため、まずは設定を一部サポート。その後、実際の仕事の進め方を聞きながら、予約管理から請求までをどうつなぐか、一緒に考えていきました。

PC操作にまだ慣れていないことも踏まえ、これまでの作業感を残すことを大切にしました。一度に全部を変えるのではなく、「前よりラクになった」「使ってみると楽しい」と感じられる変化を目指しています。

それぞれのPCから、同じ情報を見て対応できるように

各自のPCの中に分かれていた業務情報を、クラウドで共有する形へ。Googleドライブやスプレッドシートを使い、2台のPCから同じ情報を確認しながら対応できる環境を整えました。

ご夫婦がそれぞれのPCで作業しながらも、同じ予約情報や管理シートを見られること。自動化に取り組む前に、まずは一緒に仕事を進めるための土台を整えることを大切にしました。

受信トレイには、これから対応するメールを

問い合わせメールがたまり、対応済みか、まだ対応が必要なのかを把握しづらくなっていたため、Gmailの整理の仕方もお伝えしました。

活用したのはアーカイブ機能です。対応が終わったメールはアーカイブし、受信トレイには未対応・対応途中のメールを残す運用に。過去のやり取りを残しながら、今対応する必要のある問い合わせを見つけやすくしました。

旅行会社への返信案を、必要な情報をもとに下書き

一部の決まった旅行代理店とのやり取りを除き、体験・見学予約のメールに対して、返信案を下書きする流れをGoogle Workspace Studioで作成しました。

料金表やキャンセルポリシーなどは、Googleドライブ内のスプレッドシートに整理。そのシートをGemini Notebookの参照元にして、返信に必要な情報をまとめています。料金などの変更も、元のシートで管理できる形にしました。

メールを受け取ると、対象となる問い合わせかを判定し、参照情報をもとに返信案を作成します。自動化するのは下書きまで。内容を確認してから送れるようにしています。

確定した予約を整理し、カレンダーと管理シートへ

予約内容が確定したら、メールの内容をGeminiに整理してもらい、そのままGoogleカレンダーへの登録を依頼できる流れを整えました。

同時に、予約管理のスプレッドシートへ貼り付けられる形でも出力します。シートへの貼り付け・入力は、現在は人が行っています。

予約管理シートを中心に、請求までの流れを整える

予約管理シートに必要な情報がそろえば、そこを中心に請求書作成までを進めやすくなるよう、シートと作業の流れを整えています。

現在は、新しいコースの追加や料金改定が重なり、請求の流れをまだ安定させている段階です。請求書作成の自動化を次の目標にしながら、まずは今の運用でうまく進まないところを、一つずつ見直しています。

使う人の慣れ方に合わせて、少しずつ

大切にしているのは、ご夫婦が日々の仕事で無理なく使えることです。慣れた作業を残しながら、負担になっている部分から少しずつ仕組みに置き換えています。

取り組みを続ける中で、ご夫婦もPCやAIの操作に少しずつ慣れてきました。使う人の変化や、園のコース・料金の見直しにも合わせて、仕組みを育てている事例です。