届いた問い合わせを、そのまま活用できる情報に。

きっかけは、自分のサイトの問い合わせフォーム

プロフィールサイトにフォームを設置する際、当初は外部のフォームサービスに登録するか、WordPressのフォーム機能を使う必要があると考えていました。

そこで、すでに利用しているGoogleのサービスを組み合わせる方法を検討。新たな専用フォームサービスを契約せずに、問い合わせの受付から記録・通知までをつなげました。

送られた内容を、一つのシートに集約

自作WebサイトのフォームとGoogle Apps Scriptを連携し、送信された内容をGoogleスプレッドシートに自動記録。同時に、Gmailへ通知する仕組みを構築しました。

問い合わせは最初から一つのシートにまとまるので、記録のために転記する必要がありません。メールで着信を確認し、シートでは過去の問い合わせも一覧で確認できます。

受け取るだけで終わらない、問い合わせ管理へ

• 送信された問い合わせを、自動で記録・蓄積
• 過去のメールを1件ずつ探さず、一覧で内容を確認できる
• よくある質問や相談の傾向を振り返りやすい
• 新たな専用フォームサービスの契約なしで構築

蓄積した内容は、よくある質問を整理したり、サイトの説明を見直したりする際にも使えます。

今ある道具で、その後の仕事まで考える

フォームを設置するだけでなく、受け取った情報をどう管理し、どう生かすかまでを考えました。使い慣れたGoogleのサービスにまとめることで、日々の確認から振り返りまでをつなげています。

Google Workspaceなどを日常的に利用する小規模事業者にとっても、今ある環境を生かした業務改善の選択肢になると考えています。